La domanda
"Compriamo un SaaS o ci facciamo fare il software su misura?" — è una delle prime conversazioni che facciamo con un nuovo cliente.
La risposta onesta è: dipende, ma da pochi criteri precisi.
I 4 criteri decisionali
1. Vantaggio competitivo
Il processo che vuoi digitalizzare è uno dei modi in cui sei diverso dai concorrenti, o è una commodity?
- Commodity (gestione presenze, contabilità base) → SaaS quasi sempre.
- Vantaggio competitivo (algoritmo di pricing proprietario, workflow di produzione unico) → custom serio candidato.
2. TCO a 5 anni
Confronta:
- SaaS: canone × utenti × 60 mesi + costi integrazione iniziali + lock-in price increase tipico 8-15%/anno.
- Custom: build iniziale + manutenzione (10-20% del build/anno) + hosting.
Per molti casi PMI italiani con 20-50 utenti specializzati, il break-even del custom arriva tra 2.5 e 4 anni.
3. Integrazione con il tuo stack
Quanti sistemi terzi devi connettere? Se la risposta è 5+ (CRM + gestionale + e-commerce + magazzino + BI), un SaaS che "deve adattarsi" diventa rapidamente un mostro di webhook fragili. Un custom ben fatto può essere progettato attorno al tuo flusso reale.
4. Rischio vendor
Cosa succede se il SaaS chiude, viene acquisito o triplica i prezzi? Per i processi core (quelli che, se si fermano, l'azienda si ferma), il rischio vendor è uno scoglio reale. Il custom ti dà controllo completo sui dati e sul codice.
Una matrice di decisione semplice
| Risposta | Custom | SaaS |
|---|---|---|
| 4 criteri su 4 pro-custom | ✅ build | ❌ |
| 2-3 criteri pro-custom | considera ibrido (SaaS + estensioni custom) | possibile |
| 0-1 criteri pro-custom | ❌ | ✅ SaaS |
Quando l'ibrido funziona
Spesso la risposta migliore è: SaaS per le commodity, custom per i processi distintivi. Esempio reale: cliente con HubSpot per il CRM (commodity) + tool custom per la qualificazione lead AI-driven (vantaggio competitivo). Total cost più basso, time-to-market più rapido, controllo dove serve.
Cosa NON consigliamo
- "Ti faccio un gestionale completo da zero come SAP" → quasi mai sensato per una PMI italiana sotto i 200 dipendenti.
- "Tutto SaaS, l'integrazione la facciamo dopo" → l'integrazione diventa il 70% del lavoro e del costo non preventivato.
Come decidere nel tuo caso
Servono 30 minuti con qualcuno che abbia visto entrambi gli scenari fallire. Se vuoi un confronto onesto sul tuo caso specifico, scrivici.