Copiloti AI: cosa cambia nel 2026

Dal 1° luglio 2026 Microsoft ha aggiornato i listini di Microsoft 365 (da zero a +33% a seconda del piano) e offre alle PMI Copilot Business a 18,20 euro, in promozione fino a fine anno. Google include Gemini in Workspace Business Standard a 13,60 euro. Prezzi verificati, differenze reali e come scegliere prima del rinnovo.

Aggiornato il 23 settembre 2026.

Nel 2026 il mercato dei copiloti AI per il lavoro d'ufficio (gli assistenti integrati in Office o in Workspace che scrivono email, riassumono documenti e generano slide) ha cambiato regole. Google ha incluso Gemini nei piani Business ed Enterprise di Workspace dal 15 gennaio 2025, alzando il prezzo del piano Business Standard da 12 a 14 dollari al mese. Da marzo 2026 vende anche un add-on opzionale per chi ha bisogno di più capacità. Microsoft ha aggiornato i prezzi delle suite Microsoft 365 commerciali dal 1° luglio 2026. Gli aumenti vanno da zero a +33% a seconda del piano, mentre le licenze Copilot vendute a parte sono rimaste fuori dall'aumento.

Per una PMI italiana che deve rinnovare o comprare licenze nei prossimi mesi, oggi il confronto è più chiaro di qualche mese fa. In Italia Microsoft 365 Business Standard con Copilot costa 20,36 euro per utente al mese (IVA esclusa, abbonamento annuale). Google Workspace Business Standard, con Gemini incluso, costa 13,60 euro. Il confronto sul prezzo però è solo una parte della verità: conta dove vivono i dati e chi userà davvero l'assistente.

Cosa è cambiato davvero

I due grandi fornitori di suite di produttività hanno preso direzioni diverse, e la differenza non è solo di funzionalità ma di modello commerciale.

Google ha scelto la strada dell'inclusione. Le funzioni Gemini (l'assistente in Gmail, Documenti, Meet e gli altri servizi, più l'accesso esteso all'app Gemini) sono comprese nel piano Business Standard, a 13,60 euro per utente al mese con impegno annuale. Chi prima pagava Gemini come componente aggiuntivo oggi se lo ritrova nel pacchetto, a fronte di un prezzo base più alto (Google Workspace). Dal 1° marzo 2026 esiste anche l'add-on opzionale AI Expanded Access, acquistabile per singoli utenti dei piani Business Standard e Plus ed Enterprise. Offre limiti più alti per la generazione di video con Veo 3.1 e di immagini con Nano Banana Pro, per NotebookLM e per le automazioni con Flow (Google Workspace Updates). Google non pubblica un prezzo unico: dipende da valuta e durata dell'abbonamento.

Microsoft ha fatto due mosse. La prima è l'aggiornamento dei listini annunciato il 4 dicembre 2025 e in vigore dal 1° luglio 2026. Secondo la tabella ufficiale (prezzi in dollari):

Business Basic: da 6 a 7 dollari (+16%).
Business Standard: da 12,50 a 14 dollari (+12%).
Business Premium: invariato a 22 dollari.
Office 365 E3 +13%, Microsoft 365 E3 +8%, Microsoft 365 E5 +5%. Office 365 E1 resta invariato.
I piani per il personale operativo salgono di più: F1 +33%, F3 +25%.

Insieme ai prezzi arrivano nuove funzioni nei piani, come Copilot Chat più integrato con posta e calendario, protezioni di Defender for Office 365 Plan 1 e strumenti Intune. I clienti esistenti restano al prezzo attuale fino al rinnovo, e Microsoft garantisce almeno 30 giorni di preavviso nel Message Center prima che le novità arrivino nel tenant (Microsoft).

La seconda mossa riguarda Copilot. Per le piccole imprese c'è Microsoft 365 Copilot Business, un componente aggiuntivo a 18,20 euro per utente al mese, in promozione a 15,60 euro dal 1° luglio al 31 dicembre 2026 con abbonamento annuale. Esistono anche pacchetti già pronti: Business Standard con Copilot a 20,36 euro, Business Premium con Copilot a 27,73 euro (IVA esclusa). Per le grandi aziende Microsoft ha lanciato Microsoft 365 E7, disponibile dal 1° maggio 2026 a 99 dollari per utente al mese. Unisce E5, Microsoft 365 Copilot e Agent 365: non è un prodotto pensato per le PMI. Le soluzioni di Copilot per vendite, servizio clienti e finanza sono disponibili ai clienti Microsoft 365 Copilot da ottobre 2025, senza licenze separate.

In pratica: una PMI che vuole "l'AI dentro Word, Excel e PowerPoint" su Microsoft 365 spende circa 20 euro per utente al mese con il pacchetto Business Standard + Copilot. Lo stesso scenario su Workspace Business Standard parte da 13,60 euro, perché Gemini è già dentro. È una differenza reale, ma molto più piccola di quanto sembrasse prima dell'arrivo di Copilot Business.

Perché la scelta non è (solo) una questione di euro

Confrontare i copiloti AI guardando solo il listino è un errore comune, soprattutto in fase di rinnovo. Conta molto di più dove vivono già i dati dell'azienda. Un'impresa che ha tutta la documentazione su SharePoint, le email su Exchange e le chat su Teams troverà naturale che Copilot risponda su quei contenuti senza configurazioni complicate. Una che lavora su Drive, Gmail e Meet avrà invece in Gemini un assistente subito operativo, perché vede già il contesto giusto.

Il secondo elemento è il profilo di utilizzo reale. Chiunque abbia introdotto un copilota AI in un team conosce la dinamica: alcune persone lo usano ogni giorno e diventano molto più rapide, altre lo aprono poche volte al mese. Pagare una licenza per chi non userà mai l'assistente è uno spreco. Pagarla per chi lo apre ogni mattina è uno dei migliori investimenti possibili in efficienza personale.

Il terzo elemento è la governance. Il copilota vede tutto ciò che l'utente ha il diritto di vedere: se i permessi su file e cartelle sono disordinati, l'assistente porterà alla luce contenuti che nessuno avrebbe più dovuto trovare. Non è un difetto dello strumento, è una conseguenza diretta dei criteri di accesso impostati a monte. Per una PMI conviene mettere ordine prima di accendere il copilota su tutta l'azienda.

Quattro scenari tipici, quattro decisioni diverse

Le PMI italiane non sono tutte uguali e una sola raccomandazione non funziona. Riconducendo le situazioni concrete a quattro famiglie, emergono percorsi diversi.

Studio professionale già su Microsoft 365 con uso intensivo di Word ed Excel. La promozione su Copilot Business vale per gli abbonamenti annuali fino al 31 dicembre 2026: è una finestra utile per partire con un nucleo ristretto di utenti pilota, cioè chi produce documenti tutti i giorni, e misurare l'uso effettivo prima di estendere la licenza a tutto lo studio.
Azienda di servizi nata su Google Workspace. Le funzioni Gemini incluse nel Business Standard coprono gran parte delle esigenze quotidiane. La domanda da porsi è se serva davvero l'add-on AI Expanded Access, o se basti il piano base per la maggior parte delle persone, attivando capacità in più solo per chi produce video o lavora molto con NotebookLM.
PMI che deve scegliere la suite per i prossimi tre anni. È l'occasione per non scegliere "alla cieca". Una prova affiancata sulle stesse attività reali (riassunto di una riunione, analisi di un foglio di calcolo, prima bozza di un'email commerciale) dice più di qualunque benchmark su cosa funziona nel proprio contesto.
Realtà che ha già una suite ma usa l'assistente AI principale su un canale esterno. Vale la pena chiedersi se duplicare licenze sia ancora utile, o se convenga concentrare l'AI là dove vivono i dati. La regola pratica è semplice: il copilota dà il meglio quando è vicino ai contenuti, non quando va a cercarli altrove.

I tre errori da evitare nel rinnovo

Il rinnovo non è un automatismo amministrativo: è la finestra annuale per rivedere se quello che paghiamo ci serve davvero.

Tre passi falsi tornano spesso nelle PMI che ci raccontano la propria esperienza.

Comprare il copilota per tutti senza un pilota. Acquistare cento licenze "perché sono tutti curiosi" senza un percorso di adozione porta a costi alti e uso basso. Meglio partire da dieci-quindici persone motivate, misurare il tempo davvero risparmiato e poi estendere.
Confondere il listino con il costo totale. Il prezzo della licenza è solo una voce. Contano anche il tempo di configurazione, la formazione delle persone, la revisione dei permessi e l'eventuale disdetta di altri abbonamenti AI che diventano doppioni. E attenzione alle promozioni: finita la promo, al rinnovo si paga il prezzo pieno.
Trattare la scelta come definitiva. Il mercato si muove in fretta: solo nell'ultimo anno sono cambiati listini, pacchetti e add-on di entrambi i fornitori. Conviene scegliere oggi la soluzione che serve oggi, e rivedere la decisione fra dodici-diciotto mesi.

Come muoversi nei prossimi mesi

Per chi ha il rinnovo in scadenza, o sta per adottare un copilota, il percorso è semplice. Primo, mappare i ruoli che guadagnerebbero di più da un copilota AI: chi scrive proposte, chi prepara report, chi gestisce email commerciali, chi monta presentazioni. Secondo, capire dove vivono oggi i loro dati: la risposta indica quasi sempre la suite più sensata. Terzo, definire un budget per un pilota di tre mesi su quel gruppo, con obiettivi misurabili (tempo risparmiato per attività, qualità percepita dei risultati, meno strumenti in parallelo). Quarto, decidere su dati, non su entusiasmo. Se il rinnovo cade dopo il 1° luglio 2026, mettere a budget i nuovi listini Microsoft.

In LML accompagniamo le imprese proprio in questo passaggio: dalla scelta della piattaforma al disegno del pilota, fino alla revisione dei permessi e alla formazione dei team. Non vendiamo licenze, vendiamo decisioni informate. Se stai valutando un rinnovo nei prossimi mesi e vuoi confrontarti con qualcuno che ha visto la stessa scelta in molte realtà, parliamone: scrivici a contatti@lmltech.it.